Cómo facturar siendo autónomo: guía completa de facturación legal 2026
Aprende a facturar como autónomo en 2026: datos obligatorios de una factura legal, IVA, retención de IRPF, numeración correlativa, rectificativas y VeriFactu.
Por qué esta guía es para ti
Emitir facturas correctas es una de las obligaciones más básicas y, a la vez, más malinterpretadas del trabajo por cuenta propia. Una factura no es un simple recibo: es un documento con efectos fiscales que justifica tus ingresos, permite a tu cliente deducir el gasto y sirve de prueba ante la Agencia Tributaria. Un error en los datos obligatorios, en el IVA o en la numeración puede invalidarla y generarte problemas en una inspección.
Esta guía reúne todo lo que un autónomo necesita para facturar con seguridad en 2026: los elementos obligatorios de una factura legal, cómo aplicar el IVA y la retención de IRPF, las reglas de numeración correlativa, cuándo y cómo emitir una factura rectificativa, y qué implica la obligación de VeriFactu. Es la guía marco del bloque de facturación; cada subtema se desarrolla en artículos enlazados al final.
Qué es una factura y cuándo estás obligado a emitirla
Una factura es el documento que acredita la entrega de un bien o la prestación de un servicio y que recoge la repercusión del IVA. Como autónomo, estás obligado a expedir y entregar factura por cada operación que realices en el ejercicio de tu actividad, según el artículo 2 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).
La factura debe emitirse en el momento de la operación. Cuando el destinatario es otro empresario o profesional, el plazo para expedirla se extiende hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA. Es recomendable conservar copia de todas las facturas emitidas y recibidas durante al menos 4 años (plazo general de prescripción tributaria del artículo 66 de la LGT), aunque muchos asesores aconsejan guardarlas hasta 6 años por el Código de Comercio.
Factura ordinaria y factura simplificada
Existen dos tipos básicos:
- Factura completa u ordinaria: la regla general. Incluye todos los datos del emisor y del destinatario.
- Factura simplificada (la antigua «factura de ticket»): se permite en operaciones de importe reducido, en general hasta 400 euros (IVA incluido), o hasta 3.000 euros en ciertos sectores como comercio minorista, hostelería o transporte de personas. Lleva menos datos, pero tu cliente solo podrá deducir el IVA si le incluyes su NIF y los datos mínimos exigidos.
Cuando tu cliente sea una empresa o un profesional que necesite deducir el gasto, emite siempre factura completa.
Elementos obligatorios de una factura legal
Este es el corazón de la facturación. El artículo 6 del RD 1619/2012 fija los datos que debe contener toda factura ordinaria. Si falta alguno, la factura es formalmente incorrecta y tu cliente puede ver rechazada la deducción.
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Número y serie | Numeración correlativa dentro de la serie correspondiente |
| Fecha de expedición | Día en que emites la factura |
| Fecha de operación | Si es distinta de la de expedición (por ejemplo, en servicios prestados antes) |
| Datos del emisor | Nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal completo |
| Datos del destinatario | Nombre o razón social, NIF y domicilio |
| Descripción | Concepto detallado del bien o servicio y, en su caso, precio unitario |
| Base imponible | Importe sobre el que se calcula el IVA |
| Tipo de IVA | 21 %, 10 % o 4 % según la operación |
| Cuota de IVA | Resultado de aplicar el tipo a la base imponible |
| Retención de IRPF | Porcentaje y cuota, cuando proceda |
| Importe total | Cantidad final a pagar por el cliente |
Conviene añadir además tus datos de contacto y cuenta bancaria para facilitar el cobro, aunque no sean obligatorios. Si tu actividad está exenta de IVA, debes hacer constar la mención a la exención y el artículo que la ampara.
Una factura mal confeccionada es uno de los errores más comunes al empezar. Puedes generar facturas con todos los campos obligatorios ya estructurados con el generador de facturas para autónomos, que monta la plantilla legal y calcula el IVA por ti.
El IVA en tus facturas
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto que repercutes a tu cliente y que después ingresas en Hacienda mediante el modelo 303. En la factura debes desglosar siempre la base imponible, el tipo aplicable y la cuota.
Los tipos vigentes en 2026 son:
- 21 % (tipo general): la mayoría de bienes y servicios profesionales.
- 10 % (tipo reducido): hostelería, transporte de viajeros, ciertas reformas de vivienda, entre otros.
- 4 % (tipo superreducido): productos de primera necesidad como pan, leche, libros o medicamentos.
Si realizas operaciones a distintos tipos en la misma factura, debes desglosar cada base con su tipo y su cuota por separado. Algunas actividades (formación reglada, servicios sanitarios, ciertos seguros) están exentas de IVA: en esos casos no repercutes IVA, pero tampoco puedes deducir el IVA soportado de tus compras, y debes indicar la exención en la factura.
Importante: el régimen de recargo de equivalencia (comercio minorista) y casos especiales como la inversión del sujeto pasivo alteran cómo aparece el IVA en la factura. Si tu actividad encaja en alguno de estos supuestos, verifica el tratamiento concreto con tu asesor.
Para calcular cuánto IVA te tocará liquidar cada trimestre puedes apoyarte en la calculadora de IVA trimestral del portal, que resta el IVA soportado del repercutido.
La retención de IRPF en la factura
Si eres profesional (actividades de la sección segunda del IAE: consultores, diseñadores, abogados, traductores, etc.) y facturas a empresas u otros profesionales en España, debes incluir una retención de IRPF que tu cliente ingresará en Hacienda en tu nombre. Esa retención es un anticipo de tu IRPF anual.
Los porcentajes habituales son:
- 15 % con carácter general.
- 7 % durante el año en que te das de alta y los dos años naturales siguientes, si comunicas a tu cliente que aplicas el tipo reducido.
La retención resta del importe total: sobre una base de 1.000 euros con IVA al 21 % y retención del 15 %, el cliente te paga 1.000 + 210 de IVA − 150 de retención = 1.060 euros, e ingresa esos 150 euros en Hacienda a tu nombre.
Cuando facturas a particulares (personas físicas que no actúan como empresarios), por regla general no se practica retención. Tampoco la aplican los autónomos en estimación objetiva (módulos) salvo supuestos concretos.
La retención que te han practicado tus clientes se descuenta después en tu pago fraccionado del modelo 130. Cuando emites la factura con el generador de facturas, el documento ya refleja la retención aplicada, de modo que el cálculo posterior te cuadra. Los porcentajes de retención pueden modificarse por normativa, conviene verificar el tipo vigente cada ejercicio.
Numeración de las facturas
La numeración es una de las reglas que más dudas genera. El principio básico: las facturas deben numerarse de forma correlativa, sin saltos ni huecos, dentro de cada serie.
Puntos clave:
- Una o varias series: puedes usar una serie única o varias (por ejemplo, una para facturas ordinarias y otra obligatoria para las rectificativas). Cada serie lleva su propio orden correlativo independiente.
- Sin huecos: no puedes saltarte números. Si anulas una factura, no eliminas el número: emites una rectificativa.
- Reinicio anual: es práctica habitual (y recomendable) reiniciar la numeración cada 1 de enero, normalmente incorporando el año, por ejemplo
2026/0001,2026/0002, etc. - Coherencia: una vez elijas un formato, mantenlo durante todo el ejercicio.
La numeración correlativa permite a la AEAT comprobar que no se han ocultado facturas. Por eso es uno de los puntos que más se revisa en una inspección.
Facturas rectificativas y proforma
Factura rectificativa
La factura rectificativa corrige una factura ya emitida. Debes emitirla cuando:
- La factura original tenía un error en los datos o en las cuotas (IVA o retención mal calculados).
- Se devuelven mercancías o envases.
- Se aplican descuentos o bonificaciones posteriores a la emisión.
- Se modifica la base imponible por las causas del artículo 80 de la Ley del IVA (por ejemplo, impagos que cumplen los requisitos legales).
La rectificativa debe llevar su propia serie y numeración, identificar la factura o facturas que corrige y reflejar la rectificación efectuada (la diferencia o la nueva cuota). No se «borra» la factura original: queda en tu registro y la rectificativa documenta el cambio.
Factura proforma
La proforma no es una factura real: es una propuesta o presupuesto con formato de factura que se entrega antes de cerrar la operación. No genera obligación de IVA ni se anota en tus libros, no lleva numeración correlativa de la serie oficial y no sirve para que tu cliente deduzca. Es útil para confirmar precios y condiciones, pero una vez prestado el servicio debes emitir la factura definitiva.
Qué hacer ante un impago
Una factura impagada sigue siendo un ingreso a efectos de IVA: en estimación directa, el IVA se devenga con la emisión, no con el cobro. Ante un impago puedes acudir a la reclamación amistosa y, si no funciona, a la formal (burofax o monitorio); reclamar intereses de demora conforme a la Ley 3/2004 de morosidad; y recuperar el IVA ingresado y no cobrado modificando la base imponible si cumples los requisitos del artículo 80 de la Ley del IVA, mediante factura rectificativa. Esos plazos son estrictos y han cambiado en los últimos años, conviene verificar las condiciones vigentes antes de iniciar el procedimiento.
VeriFactu: la factura verificable
Desde 2025, el sistema VeriFactu (regulado en el RD 1007/2023, en desarrollo del artículo 29 de la LGT introducido por la Ley antifraude 11/2021) obliga a que los programas de facturación cumplan unos requisitos de integridad e inalterabilidad. En la práctica, si emites tus facturas con software, ese software debe:
- Generar un registro de cada factura con una huella digital (hash) encadenada a la anterior, de modo que no se pueda borrar ni alterar una factura sin romper la cadena.
- Incluir un código QR en la factura que permita su verificación en la sede de la AEAT.
- Poder remitir los registros a la Agencia Tributaria, en tiempo real (modalidad con envío) o a requerimiento (conservación local).
Los plazos de adopción para autónomos personas físicas ya han vencido a fecha de esta guía (junio de 2026), por lo que la obligación está vigente. Si facturas con hojas de cálculo o con un programa antiguo no adaptado, necesitas migrar a una herramienta compatible. Confirma siempre con tu proveedor o tu asesor que tu software cumple el RD 1007/2023 para tu actividad concreta. Tienes el detalle completo en la guía de VeriFactu para autónomos.
¿Necesitas emitir una factura ahora mismo? Usa el generador de facturas para autónomos: crea documentos con todos los datos obligatorios, el IVA y la retención ya calculados, y los descargas en PDF en segundos sin registro.
Casos especiales de facturación
- Facturar a la UE o al extranjero: las operaciones intracomunitarias y las exportaciones tienen reglas propias de IVA (exención, alta en el ROI, modelo 349). Lo desarrollamos en la guía para facturar en la UE y al extranjero.
- Recargo de equivalencia: comercio minorista que no liquida IVA por su cuenta; cambia el desglose de la factura.
- Inversión del sujeto pasivo: en sectores como construcción o chatarra es el destinatario quien declara el IVA; la factura no repercute cuota y debe indicar la mención correspondiente.
En todos estos supuestos, los datos obligatorios del artículo 6 siguen aplicando; lo que cambia es el tratamiento del IVA.
Checklist rápido antes de enviar una factura
- ¿Lleva número correlativo de la serie correcta y sin huecos?
- ¿Están completos tus datos y los del cliente (nombre, NIF, domicilio)?
- ¿La descripción identifica con claridad el bien o servicio?
- ¿El tipo de IVA es el correcto y la cuota está bien calculada?
- ¿Has aplicado la retención de IRPF si tu cliente es empresa o profesional?
- ¿El importe total cuadra (base + IVA − retención)?
- ¿Tu software cumple VeriFactu y la factura incluye el QR?
Si respondes «sí» a las siete, tu factura está lista. Puedes montarla en un par de minutos con el generador de facturas, que aplica esta plantilla y los cálculos automáticamente.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
Fuentes oficiales
- BOE — RD 1619/2012, Reglamento de facturación: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696
- BOE — RD 1007/2023 (Reglamento VeriFactu): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840
- BOE — Ley 37/1992 del IVA: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28740
- AEAT — Facturación: https://sede.agenciatributaria.gob.es
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